1. Informatieplichten en privacy statement onder de AVG
Een betrokkene (klant of bezoeker) moet worden geïnformeerd dat zijn persoonsgegevens worden verzameld, gebruikt, geraadpleegd of op een andere manier verwerkt worden, waarom en door wie.
Dit moet in duidelijke eenvoudige taal en op een toegankelijke en begrijpelijke manier afgestemd zijn op de doelgroep. Het informeren moet bij voorkeur direct (bijvoorbeeld bij het aangaan van de overeenkomst) bij andere documentatie die de betrokkenen al ontvangen en/of via een privacystatement.
Korte weergave van de verplicht te geven informatie op basis van de AVG
(tevens inhoud privacystatement: standaard onderwerpen en overige onderwerpen)
- De naam en contactgegevens van de verantwoordelijke;
- Waarvoor worden gegevens verwerkt. Een algemene uitleg met een begrijpelijke omschrijving waarom EP:NL en de EP:partners gegevens verwerken (zoals wettelijke verplichting, contract, controle, ed.). Juridisch gezien gaat het daarbij om:
- Het doel van de verwerking(en) van de persoonsgegevens;
- De rechtsgrond(en) van de verwerking van de persoonsgegevens (art 6 AVG). Indien de rechtsgrond het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke (of een derde) vormt, ook een beschrijving van deze belangen + de afweging worden opnemen;
- Wie gebruiken de gegevens en aan wie worden de gegevens (niet) verstrekt (de ontvangers of categorieën van ontvangers van de persoonsgegevens);
- De bewaartermijn en/of de daarbij gehanteerde criteria;
- De betrokkene erop wijzen dat hij/zij recht heeft op:
- Inzage, wissen en rectificatie van de persoonsgegevens of beperking van de verwerking ervan
- Bezwaar maken tegen een verwerking
- Het recht om je persoonsgegevens te kunnen meenemen (data-portabiliteit);
- Het intrekken van eventueel eerder gegeven toestemming
- Het kunnen indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
- En waar en hoe de betrokkene deze rechten kan uitoefenen, en de contactgegevens van de Functionaris Gegevensbescherming.
Overige aandachtspunten:
- Als de gegevens van een andere organisatie zijn verkregen: de bron waar de persoonsgegevens vandaan komen, en in voorkomend geval, of zij afkomstig zijn van openbare bronnen;
- Eventuele verwerkers;
- Eventueel bestaan van geautomatiseerde besluitvorming inclusief nuttige informatie over de toegepaste logica, het belang en de gevolgen daarvan voor de betrokkene;
- Als doorgifte van persoonsgegevens plaatsvindt naar buiten de EU: welke passende waarborgen zijn genomen om de privacy in dat land te waarborgen;
- Als de informatie ook bedoeld moet zijn voor kinderen onder de zestien jaar, dan moet de woordkeuze, toon en stijl van de informatie daarop worden aangepast.
-
Privacy
Als u bij EP: of bij uw EP:dealer producten koopt of diensten afneemt, verwerken wij uw persoonsgegevens. Dat is het geval bij het afhandelen van uw bestelling, inclusief de bezorging en de afrekening daarvan.
Deze persoonsgegevens worden door ons zorgvuldig behandeld en beveiligd. Wij houden ons daarbij onder meer aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG), en de Telecommunicatiewet.
De verantwoordelijke partijen voor de verwerking van al deze op u betrekking hebbende persoonsgegevens zijn ElectronicPartner Nederland BV (Postbus 198, 4130 ED Vianen) gezamenlijk met uw eigen EP:dealer.
Dit privacystatement is van toepassing op alle verwerkingen van op u betrekking hebbende gegevens binnen EP:NL, inclusief de gezamenlijke gegevensverwerkingen van EP:NL met uw eigen EP:dealer. Als u daarover verzoeken, vragen of klachten heeft kunt u terecht bij EP:NL. Alleen ingeval uw gegevens via een EP:dealer direct ter plaatse zijn verzameld en verwerkt en niet zijn doorgegeven aan EP:NL, is uw EP:dealer uw aanspreekpartner.
De functionaris gegevensbescherming
Voor uw verzoeken, vragen en klachten in verband met de omgang met uw persoonsgegevens staat onze functionaris gegevensbescherming voor u klaar:
ElectronicPartner Nederland BV
Functionaris gegevensbescherming
Postbus 198
4130 ED Vianen
E-mail: privacy@electronicpartner.nl
Waarvoor verwerken wij uw gegevens?
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor het uitvoeren van de contractuele afspraken die we met u als klant hebben. Deze gegevens hebben we vooral nodig voor de afhandeling van uw bestelling, het toebedelen van de afhandeling van uw bestelling aan een EP:dealer, de financiële afhandeling, bezorging, eventuele reparatie van goederen, retourzending, of de afrekening van uw bestelling.
Wij gebruiken uw gegevens ook om u een zo goed mogelijke service te kunnen verlenen. Dit is bijvoorbeeld het geval als u met ons contact opneemt, als u de website bezoekt, of als u een ‘MijnEP’ account aanmaakt.
Daarnaast worden de gegevens gebruikt voor incidentele mailings, analyses, of het voorkomen en onderzoeken van fraude. Bij het gebruik van uw gegevens voor één van deze voor ons ‘gerechtvaardigde belangen’ wegen wij uw privacy nadrukkelijk mee. Wij verwerken uw gegevens alleen als dat noodzakelijk is.
In bepaalde gevallen kan het voorkomen dat wij uw expliciete toestemming moeten vragen. Dat is bijvoorbeeld het geval als u de nieuwsbrief toegezonden wilt krijgen. U kunt deze toestemming altijd weer intrekken. Zie voor nadere informatie hieronder bij “Uw rechten”.
Afsluitend kunnen uw gegevens ook worden verwerkt als dit wettelijk verplicht is. Denk daarbij bijvoorbeeld aan gegevens die wij voor de belastingdienst moeten bijhouden.
De meeste gegevens die wij over u verwerken zijn door u zelf verstrekt, zoals bij uw bestelling. Als wij persoonsgegevens over u verwerken letten wij erop dat we daarbij niet onnodig veel gegevens opslaan.
Vastleggen van gegevens van online bezoekers
Als u op onze EP:NL website online een bestelling doet, leggen we natuurlijk gegevens van u vast. Maar als iemand alleen de EP:NL website bezoekt, zijn wij niet geïnteresseerd in namen of andere gegevens die iets zeggen over de identiteit van deze bezoekers. Statistische gegevens, die iets zeggen over het gebruik van deze website en die van belang zijn voor verbetering van de website, worden wel verzameld. Deze informatie kan worden gebruikt voor verbetering van de werking van de website. Op deze wijze kan EP:NL de dienstverlening aan u verder optimaliseren. Daarbij worden geen persoonsgegevens vastgelegd. Er worden wel cookies gebruikt, zie het Cookie statement.
Ontvangers van de persoonsgegevens
Uw EP:dealer: Bij de reservering van artikelen of het afhalen van bestelde artikelen bij een EP:dealer, of bij de levering van de bestelde artikelen door de EP:dealer inclusief aanvullende dienstverlening van de EP:dealer (zgn. "bezorgservice") ontvangt de door u uitgekozen EP:dealer informatie over uw reservering resp. bestelling, om deze te kunnen afhandelen.
De medewerkers en verwerkers: Naast onze eigen medewerkers, en de medewerkers van uw EP:dealer moeten uw gegevens soms ook door andere partijen worden gebruikt. Denk daarbij aan bedrijven die de bezorging verzorgen, voor het uitvoeren van eventuele reparaties en retourzendingen, of voor de afhandeling van betalingen en vorderingen.
De meeste van deze partijen werken in opdracht van EP:NL en uw EP:dealer. Wij houden daarbij verantwoordelijkheid hoe deze partijen met uw gegevens omgaan en maken daarover afspraken.
In de gevallen, dat wij derden opdracht geven tot de verwerking van persoonsgegevens, werken wij alleen met verwerkers, die voldoende garanderen dat geschikte technische en organisatorische maatregelen zo worden getroffen, dat de verwerking conform de wettelijke voorschriften verloopt en de bescherming van uw rechten gegarandeerd is.
Politie en justitie: Ingeval van fraude of diefstal kan het nodig zijn dat wij gegevens aan politie en justitie verstrekken.
Uw persoonsgegevens worden op dit moment niet verwerkt door partijen buiten de Europese Unie, of Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland, en we hebben daar ook geen voornemens toe.
Bewaartermijn
Wij verwerken uw persoonsgegevens slechts zolang als dat noodzakelijk is. Daarna worden de gegevens in beginsel verwijderd, tenzij wij wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren.
Denk bijvoorbeeld aan de bewaarverplichtingen van 7 jaar die de fiscus oplegt voor bepaalde gegevens. Ook kan het zijn dat wij uw gegevens anonimiseren voor onze interne rapportages en analyses.
Uw rechten
Inzage: U kunt altijd inzage in de over u vastgelegde persoonsgegevens krijgen. Dat betekent dat u kan opvragen welke persoonsgegevens we over u hebben en waarvoor we die gegevens gebruiken.
Een groot deel van de gegevens die we over u verwerken kunt u direct al inzien in uw ‘MijnEP’ account. In enkele gevallen kunt u daarbij ook wijzigingen aanbrengen of voorkeuren aangeven. Als u daar niet de gewenste informatie kan vinden, dan kan u een inzageverzoek bij EP:NL indienen.
Rectificatie: Als de gegevens die we over u hebben niet juist zijn, dan heeft u het recht te verzoeken om deze te laten verbeteren. U kunt hiervoor contact met ons opnemen. U krijgt dan binnen een maand antwoord van ons.
Bezwaar: U kunt ook bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens indien het niet noodzakelijk is dat wij deze gegevens verwerken voor de uitvoering van een overeenkomst met u, of voor het nakomen van een wettelijke verplichting. U kunt bijvoorbeeld bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor analyse-, marketing- en verkoopactiviteiten.
Intrekken toestemming: Als u eerder voor een specifieke verwerking van persoonsgegevens toestemming heeft gegevens, kunt u deze toestemming altijd zonder opgave van reden wijzigen op herroepen. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor het toezenden van de nieuwsbrief.
Verwijdering: De wet kent u nog meer rechten toe. Zo heeft u in sommige gevallen recht op verwijdering van uw persoonsgegevens. Dat kan bijvoorbeeld als u EP:NL eerder (uitdrukkelijke) toestemming heeft gegeven voor het gebruik van uw gegevens, maar die toestemming nu in wilt trekken. Het is onder omstandigheden ook mogelijk uw gegevens te laten overdragen aan een andere partij.
De rechten zijn in veel gevallen aan voorwaarden gebonden. Wij moeten daarbij afwegingen maken. Bij een verzoek zullen wij u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen naar aanleiding van uw verzoek. Deze termijn kunnen wij met twee maanden verlengen als uw verzoek complex is. We zullen u in dat geval informeren.
Hoe dient u een verzoek in?
Voor de uitoefening van uw rechten moet u een verzoek indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van EP:NL.
Zend uw verzoek (per brief of per e-mail) aan:
Per post: ElectronicPartner Nederland BV, t.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming, Postbus 198, 4130 ED Vianen
Per e-mail: privacy@electronicpartner.nl
Zorgt u ervoor dat bij het verzoek uw naam, adres, contactgegevens bij deze brief zitten. Als u een verzoek per post of e-mail indient willen wij wel zeker weten dat u het bent die het verzoek doet. Daarom kunnen wij om uw identiteit vast te kunnen stellen aanvullende informatie van u vragen.
Ook voor overige vragen of klachten over de omgang van de op u betrekking hebbende persoonsgegevens kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming. U kunt bij verdere vragen of klachten ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in Den Haag. Dat kan via de website van de AP.
Gegevensbeveiliging
Voor de bescherming van uw gegevens hebben wij technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen. Deze maatregelen worden voortdurend herzien en volgen de technologie ontwikkelen. Daarnaast zijn onze medewerkers verplicht tot geheimhouding van de gegevens.
Voor het overdragen van informatie via het online bestelproces gebruiken wij een versleutelingsproces. De door u opgegeven informatie wordt door middel van TLS (Transport Layer Security) versleuteld overgedragen. U herkent het gebruik van TLS, als er in de statusbalk van uw browser een slotjessymbool verschijnt en de adresregel begint met "https://".
Links
Als u externe links gebruikt, die in het kader van onze websites worden aangeboden, dan strekt deze privacyverklaring zich niet uit tot deze links. Wanneer wij links aanbieden, streven we ernaar ervoor te zorgen, dat ook die aan onze normen voor gegevensbescherming en -beveiliging voldoen. Wij hebben geen invloed op de naleving van de voorschriften voor gegevensbescherming en -beveiliging door andere aanbieders. Raadpleeg daarom alstublieft op de websites van andere aanbieders ook de daar beschikbare privacyverklaringen.
Wijzigingen in onze bepalingen voor gegevensbescherming
Wij behouden ons het recht voor, ons beleid ten aanzien van beveiliging en gegevensbescherming te wijzigen, bijvoorbeeld wanneer dit vanwege technische en/of wettelijke ontwikkelingen vereist is. Check daarom regelmatig het privacybeleid voor eventuele updates.